ARQUEO
El Arqueo es el análisis de una transacción durante un lapso de tiempo determinado, con el objetivo de comprobar si se ha contabilizado todo el dinero recibido. Para que el arqueo se realice de manera adecuada se hará una vez por semana. La persona que controla el proceso de arqueo será el auditor de ingresos en compañía de la recepcionista, el auditor de ingresos será el responsable de realizar el proceso de arqueo.
El proceso del arqueo se describe a continuación:
1. Lo realiza el auditor de ingresos.
2. Alista el formato de arqueo.
3. Se dirige a recepción a realizar el respectivo arqueo.
4. Pide al recepcionista que le muestre el paid-out, avances y recibos de caja que tenga o haya pagado.
5. Pide el dinero efectivo que halla en caja.
6. Se hace conteo de recibo y efectivo “será el total de la base que debe tener la caja de recepción”.
NOTA: Si hay dinero faltante el recepcionista debe pagar. Si hay dinero sobrante debe ser enviado y reportado.
7. Se diligencia el formato de arqueo que debe llevar: firma de cajero y auditor de ingresos.
Es avalado por: tesorería y contralor.
REEMBOLSO
El Reembolso es lal totalidad de vales, cheques y efectivo que se encuentra en la caja, este proceso tendrá que ser realizado al final de cada turno, el jefe de recepción será quien lleve el control de esta misma manera será el responsable.
El procedimiento de rembolso se realizara a continuación:
1. Verificar los recibos que estén firmados por el huésped o por los jefes de departamento.
2. Hacer un cuadro en Excel donde relacione los formatos.
3. Ingresar recibos a este sistema.
4. Comparar el total de recibos con el efectivo.
5. Ya teniendo la relación se lleve el paquete a tesorería y allí el tesorero revisa todo y devuelve la plata que gasto para así tener la base de la caja.
PAID-OUT
El Paid-Out es un servicio de préstamo de poco dinero que se da al huésped relacionándolo en el registro de paid-out; dado el préstamo se le hará firmar un recibo en el cual se comprometa cumplir su paga no se cobrara comisión y tendrá un tope máximo de CIERTA CANTIDAD DE DINERO y se cargara a la cuenta final del huésped, el recepcionista y jefe de recepción son las personas que se encargan de controlar este proceso de igual manera son las personas responsables.
El procedimiento que tendrá el paid-out se relaciona de la siguiente manera:
1. Llega el huésped a solicitar dinero.
2. El recepcionista verifica que sea huésped y pide el numero de habitación.
3. De acuerdo a la cantidad que solicite el huésped el recepcionista informa al huésped el tope que se tiene en el establecimiento.
4. Diligencia el formato del paid-out de acuerdo al sistema que maneje el establecimiento.
5. Se le pide firma al huésped.
6. Se entrega dinero.
7. Se entrega soporte.
8. Se guarda en el rack de habitación o en el cajón de dinero.
4.1. AVANCE
El Avance es un servicio de préstamo permanente que se carga a la tarjeta crédito del huésped, al momento de realizar el préstamo se diligencia la planilla de avance cobrando una comisión (% ) en este proceso el HOTEL tendrá un tope que será de Cierta cantidad de dinero. las personas que llevaran el control de el avance será el recepcionista y el jefe de recepción de igual manera son las responsables de llevarlo acabo.
El procedimiento de avance se relaciona de la siguiente manera:
1. Llega el huésped a solicitar dinero.
2. El recepcionista verifica que sea huésped y pide el numero de habitación.
3. De acuerdo a la cantidad que solicite el huésped el recepcionista informa al huésped el cobro de comisión y el tope que se maneja en el establecimiento.
4. Diligencia el formato de avance de acuerdo al sistema que maneje el establecimiento.
5. Se le pide firma al huésped.
6. Se entrega dinero.
7. Se entrega soporte.
8. Se guarda en el rack de habitación o en el cajón de dinero.
ANTICIPO
El Anticipo es un servicio de préstamo que se da al huésped el cual será cargado a la cuenta del mismo cobrándose una comisión (%) y teniendo un tope de dinero en esta se hará firmar un recibo al huésped comprometiéndolo a saldar el monto acordado con el anticipo, las personas que se encargan de controlar el anticipo serán el jefe de recepción y el recepcionista de esta manera también se responsabilizan en llevarlo a cabo
El procedimiento de anticipo se relaciona de la siguiente manera:
1. Llega el huésped a solicitar dinero.
2. El recepcionista verifica que sea huésped y pide el numero de habitación.
3. De acuerdo a la cantidad que solicite el huésped el recepcionista informa al huésped el cobro de comisión y el tope que se maneja en el establecimiento.
4. Diligencia el formato de anticipo de acuerdo al sistema que maneje el establecimiento.
5. Se le pide firma al huésped.
6. Se entrega dinero.
7. Se entrega soporte.
8. Se guarda en el rack de habitación o en el cajón de dinero.
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